Sok angliai magyar vállalkozó nincs tisztában azzal, hogy valójában mi a könyvelő feladata és mi nem. Egy vállalkozási ismeretekkel nem rendelkező újdonsült cégvezetőtől ez nem feltétlenül elvárható, ezért megkértük Szabó Évát az EVLA Team vezető könyvelőjét, hogy segítsen tiszta vizet önteni a pohárba.
Mik a könyvelők alapvető feladatai általában?
A könyvelés általában egy vállalkozás pénzügyi dokumentumainak rendszerezését és nyilvántartását jelenti. Így a könyvelő feladata ezeknek a dokumentumoknak az utólagos feldolgozása és azokból a kötelező bevallások elkészítése az adóhivatal felé, valamint jelentések készítése az ügyvezetés felé, hogy megfelelő döntéseket tudjanak hozni a cég pénzügyi helyzetét ismerve.
Az EVLA Team-nél mik tartoznak a vállalt szolgáltatások körébe?
A kisvállalkozások könyvelési feladatait mi teljeskörűen el tudjuk látni. Kisvállalkozásnak Angliában a 10.2 millió font forgalom alatti cégek minősülnek. A havi rendszeres könyvelést, bérszámfejtést, ÁFA bevallásokat és év végi kötelezettségek teljesítését ugyanúgy tudjuk vállalni, mint a magánszemélyek személyi jövedelemadó bevallását.
Mi a vállalkozó/cégvezető feladata?
A vállalkozó/cégvezető feladata elérni, hogy a cég a kötelező bevallásait teljesítse. Mégha ezzel meg is bíz egy könyvelőt, akkor sem dőlhet hátra, meg kell győződnie, hogy a bevallás el is készül, alá is kell írnia és meggyőződnie arról, hogy le is lett adva.
Az adóhivatal és Cégbíróság színe előtt ezért végig ő marad a felelős és a büntetés alól nem mentesíti sajnos az sem, ha „kifizette a könyvelőt és az nem csinált végül semmit”. Sajnos érkeztek hozzánk már így ügyfelek és hiába való volt bármilyen fellebbezés.
Az ügyvezető feladata emellett gondoskodni arról, hogy a cégjegyzék mindig pontos adatokat tartalmazzon, a cég a törvényeket és saját társasági szerződését betartva működjön és döntéseiben a cég érdekeit képviselje minden esetben.
Ezek közül mik azok, amire kivétel nélkül minden angol cégnek szüksége van?
Gyakori tévhit sajnos, hogy egy inaktív céggel nincsen semmi teendő. Abban az esetben is gondoskodni kell a kötelező bevallásokról, ha a cég nem működik.
Ez két bevallás leadását minden esetben tartalmazza a Cégbíróság felé, ami a Confirmation Statement adatszolgáltatási bevallás és az Annual Accounts, ami a mérleg, akár nullásan is.
Cégvezetőként hogyan tudjuk eldönteni, hogy reális összeget fizetünk-e a kapott szolgáltatásért?
Mindenképpen fontos előre tisztázni, hogy a könyvelési havidíj pontosan mit tartalmaz. Van-e benne konzultációs lehetőség például?
Szinte minden olyan ügyfél, aki más angol irodától jött át hozzánk ezt emelte ki problémaként, miszerint nem tudott megfelelően kommunikálni, nem kapott konzultációs lehetőséget, ha kért vagy nem is válaszoltak a kérdéseire. Pedig néha a gyors válasz egy fontos döntés előtt minden pénzt megérne.
Tudnunk kell azt is, van-e a díjban szoftver használat. Egyre gyakoribb, hogy a bevallásokhoz olyan szoftvert kell használni, aminek díja van és ezt tovább számlázzák a könyvelők, így ez szorosan nem tartozik a munkadíjba.
Vannak olyan irodák, ahol az éves bevallások díja be van építve a havidíjba, így az ügyfél egyformán fizet minden hónapban. Máshol havonta csak alapdíj van és a bevallásokért külön kell fizetnünk. Érdemes tehát egy egész éves díjtervezetet egyben bekérni és aszerint összehasonlítani a díjakat.
Mire figyeljenek a vállalkozók, mik az úgynevezett „apróbetűs”, feláras szolgáltatások egy átlagos angliai könyvelőirodánál?
Vannak feladatok, bevallások, amelyek nem szorosan a könyvelés részei, nem számokról szólnak. Ezeket az ügyvezető saját maga is tudja rendezni akár, de gyakran a könyvelőirodák is vállalnak ilyeneket, általában külön díjjal.
Érdemes tehát ismerni a bevallási kötelezettségeket, mert úgy tudjuk eldönteni, hogy saját magunk is el tudjuk-e ezt készíteni, vagy szükséges a plusz szolgáltatásért fizetnünk.
Jellemzően milyen hibákat követnek el a könyvelők, könyvelőirodák Angliában?
Szeretném azt mondani, hogy könyvelők sosem hibáznak, de ez nem igaz. És amikor nem igaz, az sajnos költséges lehet a cégnek, épp ezért nagyon fontos tudnia a cégvezetőnek milyen bevallás készül el és pontosan mit tartalmaz.
Azokban az esetekben, amikor pontosan egyeztetjük a könyvelt tételeket, gyakran derül ki, hogy mi más költség típusnak kategorizáltunk valamit, mint ami a valóságban volt, esetleg nem elszámolható költségnek ítéltük meg, holott a körülmények ismeretében az lett volna, de ezt az ügyvezető ismeri pontosan, hisz ő fizette ki ezeket és így ő tudja javíttatni a bevallás leadása előtt, ha ténylegesen átnézi az anyagokat.
Mi miatt vonható felelősségre a könyvelő, és az Egyesült Királyságban hol lehet panaszt tenni, ha kárt okoz?
A könyvelő felelőssége az, hogy amit vállalt elvégezze és pontosan végezze el. A hibás bevallásokat általában lehet korrigálni. Az adóhivatal sem büntet úgy a véletlen hiba miatt, mint a szándékos adócsalás esetében. Ha hibát találunk, akkor tehát az első, hogy megpróbáljuk javíttatni. Ez gyakran meg is old mindent.
Abban az esetben, ha esetleg nem, akkor a könyvelőt felügyelő szakszervezethez lehet fordulni, már amennyiben tagja a könyvelőnk egy ilyennek.
Ennek ellenőrzése kivételesen fontos lehet, hiszen a szakmai felkészültséget is bizonyítja amellett, hogy egyfajta garanciát ad az ügyvezetőnek. A tagság feltétele a szakmai felelősségbiztosítás minden esetben, így tudjuk, hogy a hibák ellen a könyvelőnk biztosítva van.
Végső soron pedig akár bíróság elé is lehet menni. Itt azonban fontos tudni, hogy a bíróság csak a tényleges kárt veszi figyelembe. Ha tehát a könyvelőnk hibája miatt esetleg 10.000 fontot követel az adóhivatal, amit még nem fizettünk be (mert nem jogos) akkor tényleges anyagi kár nem ért bennünket még a bíróság előtt, ahhoz ki kellene fizetni ezt.
Mi a tapasztalatod, milyen hibákat szoktak elkövetni az ügyfelek?
A legnagyobb hiba általában az, ha az ügyvezetés lényegét kiengedik a kezükből. Ha a könyvelőre bíznák azt is, ami nem az ő dolga. Döntéseket hozni a cég érdekében nem a könyvelőnek kell.
A könyvelő utólag dolgozza fel azt, ami megtörtént, az ügyvezető pedig előre gondolkodik, hogy a legjobb legyen a cégnek és a tulajdonosainak. Ebbe a költségtervezés, adótervezés is beletartozik.
Az ehhez szükséges információkat persze egyeztetni kell a könyvelővel, ha nem ismerjük, de a döntés és a felelősség a cégvezetőé. Ott történik baj általában, ahol ezt a felelősséget le akarja dobni valaki magáról.
Mit tanácsolnál azoknak a cégvezetőknek, akik bármely okból az angol adózási szabályokban jártas könyvelőt keresnek?
Én azt javaslom, hogy ne feltétlenül az ár alapján döntsön csak. Fontos, hogy előre beszéljen a könyvelő jelöltekkel, figyelje milyen gyorsan kap választ már az első megkeresésekre. Ellenőrizze a szakmai hátteret, kamarai tagságot, felelősségbiztosítást, referenciákat.
De ami emellett fontos, hogy passzoljanak a nézőpontok már az elején. Hiszen hosszú távú kapcsolatot keresünk általában, akár egy új kollégánál, így fontos jó kapcsolatban, azonos hullámhosszon legyünk.
Ne szükséges rosszként vagy a vállalkozással együtt járó plusz költségként nézzünk a könyvelőre, hanem egy olyan munkatársként akivel együtt dolgozva a cégünk sikeresebb és profitábilisabb lesz.
Köszönjük Évának a sok hasznos infót. Nyilván szakmán belül is megoszlanak a vélemények arról, hogy kinek mi a dolga. Mindenesetre ne várjuk azt a könyvelőnktől, hogy majd a jövő heti lottószámokat is megmondja, vagy akár az időjárást megjósolja.
Ezen kívül nem szabad minden számvitelhez kötődő feladatot a könyvelőnkre hárítani. A legjobb, ha szerződésben rögzítjük, ki mit vállal, kinek mi az elsődleges feladata, így elkerülhetjük a későbbi kellemetlen vitákat, pereskedést.
Fontos a jó kommunikáció, közösen tervezzük meg és beszéljük át az aktuális teendőket és tartsuk is hozzá magunkat. Így a könyvelő is gördülékenyebben és 100%-os hatékonysággal tudja elvégezni a rábízott feladatot, amiből mi, cégvezetők rövid- és hosszútávon egyaránt profitálhatunk.
Szabó Éva és az EVLA Team elérhetőségei:
Telefon:
- Irodai vezetékes: +44 1903 333 903
- Irodai mobil: +44 7786 086 348
- Magyar körzetszámú: +36 1 4452 325
Email:
Web:
Skype: szabo.eva.beatrix
